Você já ouviu falar no arquivo EDI e o padrão PROCEDA? Inicialmente esses conceitos podem parecer um pouco distantes, mas estão relacionados. Como ambas as questões ajudam a melhorar a performance de uma das áreas mais importantes para as empresas, a logística, é importante conhecê-los detalhadamente.
A logística é uma área fundamental para as organizações. Isso porque esse departamento ajuda as empresas a aproveitarem melhor seus recursos por meio do planejamento das rotas (ajuda a economizar combustível e diárias de motorista, por exemplo), parcerias com os fornecedores e manutenção da frota.
Além disso, o segmento logístico ajuda as empresas fazerem entregas mais rápidas e eficientes ao consumidor. Com isso, aumenta-se a satisfação do cliente e as chances do consumidor voltar a fazer negócios com a empresa.
Pensando na importância desses temas para o segmento logístico e, consequentemente, para as empresas, neste post explicaremos detalhadamente o que são os arquivos EDI, o que é o padrão PROCEDA, como funciona o fluxo de comunicação a partir desses processos e sua importância na gestão das transportadoras. Acompanhe.
O EDI faz referência a uma sigla em inglês que significa “Electronic Data Interchange” ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, traduzindo para o português. Essa ferramenta faz referência a uma tecnologia que tem como principal objetivo viabilizar a comunicação entre sistemas de informação distintos, independente de quem os tenha desenvolvido.
Para que isso aconteça é necessário apenas que os parceiros de negócios, ou seja, as empresas que estão interessadas em trocar informações entre si, sigam as especificações de um padrão definido por elas. Esse padrão é conhecido como Layout EDI no mercado.
O layout trata-se de uma espécie de manual que demonstra os detalhes de como os arquivos a serem transmitidos devem ser gerados. Entre os diferentes layouts existentes no segmento de logística destacam-se o XML e o padrão EDI PROCEDA.
Existem diversos exemplos de uso do EDI nas transportadoras. Muitos deles têm como objetivo baratear e agilizar as operações cotidianas das empresas e qualificar a comunicação organizacional. Entre os principais usos dessa ferramenta tecnológica estão:
Por conta da necessidade de se criar e implementar um padrão de comunicação que pudesse facilitar a troca de arquivos entre embarcadores (clientes das transportadoras) e as empresas especializadas no ramo de transporte, a empresa PROCEDA (atual TIVIT) implementou nos anos 90, uma série de formatos de arquivos, no formato EDI.
Vale destacar que todos esses documentos eram padronizados justamente com a intenção de facilitar a troca de informações entre as organizações. Inicialmente, era nomeado de EDI transportes.
No entanto, devido à larga utilização desse formato pelo Brasil, ou seja, por causa da ampla adoção dessa prática no mercado, independentemente de quem forneça os softwares, foi adotado, posteriormente, a denominação atual que é conhecida como padrão EDI Proceda.
São inúmeras as possibilidades de uso do arquivo EDI e esse documento pode ser utilizado em diversos ramos do segmento empresarial. Em uma análise inicial , podemos dizer que todas essas possibilidades se relacionam com o ganho de agilidade, qualidade, custo e segurança na comunicação.
Além disso, é muito importante ressaltar que existe ainda a otimização em diferentes processos corriqueiros de empresas (incluindo o segmento logístico, financeiro etc.) de diferentes portes e segmentos de mercado. Isso ocorre porque a troca eletrônica de dados elimina a necessidade da entrada manual (digitação), pois com a implementação do EDI as informações que saem de um determinado sistema já serão transferidas imediatamente e darão entrada em outro, ou seja, não há a dependência de intervenção humana.
Destacamos anteriormente que o arquivo EDI tem diversas utilidades e, por conta disso, ele apresenta diversos benefícios para diferentes tipos de empresas. Entre elas estão o embarcador, a transportadora e o armazém geral. Trata-se, portanto, de diferentes níveis da cadeia produtiva, o que demonstra a importância desse arquivo.
Pensando na relevância desse assunto explicaremos detalhadamente, na sequência do post sobre os principais pontos positivos proporcionados pelos arquivos Electronic Data Interchange. Confira!
Antes de entrar em detalhes sobre os aspectos positivos para a empresa embarcadora, é preciso conceituá-la. Entenda-se aqui como embarcador os clientes de uma transportadora. Assim, podemos afirmar que trata-se de um grupo bastante amplo e que pode incluir empresas de vários portes e dos mais variados segmentos de mercado.
Por conta da amplitude desse mercado, é muito importante entender os benefícios da implementação do EDI para essas empresas. Afinal de contas, a implementação desse sistema na sua transportadora pode contribuir para que a empresa conquiste novos clientes.
Entre os principais benefícios proporcionados pelo arquivo EDI para os embarcadores estão:
A transportadora também se beneficia bastante com a implementação dos arquivos EDI. De forma resumida, podemos dizer que grande parte desses aspectos positivos estão relacionados com a otimização da produtividade e com a melhor eficiência nas suas operações cotidianas. São eles:
Outro elo fundamental na cadeia logística, os armazéns gerais (depósitos de mercadorias de terceiros) também são muito beneficiados. Isso ocorre quando eles conseguem adequar o Sistema de Gestão de Armazenagem (WMS) ao uso da tecnologia de transferência eletrônica de dados. Entre os principais benefícios para esse tipo de companhia estão:
Inicialmente é importante compreender que a adoção das tecnologias de troca eletrônica de dados não é apenas uma decisão técnica e, sim, é uma decisão de negócios entre empresas, pois uma integração de sistemas não é viável se não houver o devido comprometimento das duas empresas envolvidas na operação (embarcador e transportadora).
Primeiramente é importante definir o fluxo de informações. Nesse momento define-se quais serão as informações a serem trocadas entre os sistemas e quem ficará responsável por enviar cada tipo de arquivo. Na sequência, chega o momento de definir o padrão de comunicação. Essa questão faz referência a forma de transmissão desses arquivos que poderão acontecer por meio de e-mails, FTP ou VAN (redes privadas para trocas de mensagens eletrônicas).
Por meio da definição dos parâmetros mencionados anteriormente é necessário combinar entre as partes interessadas a periodicidade ou a frequência em que os dados deverão ser transmitidos. Pode ser, por exemplo, semanalmente, quinzenalmente ou diariamente. Vai depender das necessidades do seu negócio.
É preciso também estar atento às questões técnicas do EDI. O sistema deve estar configurado e com os layouts definidos. Ainda, os funcionários que utilizarão a ferramenta devem ser treinados para que o processo ocorra sem falhas ou com poucos problemas de adaptação para a implementação da ferramenta.
Com o procedimento de implementação encerrado, é hora de realizar os primeiros testes com a intenção de confirmar o funcionamento adequado da ferramenta. Caso dê tudo certo, já é possível iniciar a operação.
A logística, independentemente do segmento de atuação de uma companhia ou do seu porte, é um segmento essencial para os negócios. Isso porque, caso o setor seja bem trabalhado, a companhia conseguirá aproveitar melhor os recursos disponíveis incluindo a parte financeira e mão-de-obra etc, por exemplo, e otimiza a produtividade.
Vale ressaltar ainda que geralmente, quanto maior for uma empresa, maior será o número de procedimentos relacionados com o gerenciamento, ou seja, mais complexa tende a ser o setor logístico. Dessa forma, é necessário dedicar mais atenção, tempo e cuidado com a gestão.
Por outro lado, isso não significa que as empresas de pequeno porte devem ignorar o setor logístico. Qualquer companhia que deseja alcançar um crescimento sólido no mercado precisa dar atenção a esse segmento desde o começo.
Com isso, as empresas que investem no setor logístico sempre estarão na frente em relação aos concorrentes, pois conseguirão se atentar em relação às necessidades mercadológicas e tendem a apresentar uma expansão mais linear e sustentável.
Os arquivos EDI e o padrão PROCEDA são muito úteis para o segmento de logística e as empresas do setor, sejam elas embarcadoras, armazéns ou transportadoras. Eles ajudam as organizações a otimizar a produtividade, reduzir custos e melhorar o atendimento ao cliente. Considerando todos esses benefícios, vale muito a pena implementar ambas as ferramentas no seu negócio.
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