O conceito paperless tem a função de revolucionar a forma de lidar com documentos na era da Logística 4.0. Estamos em uma época onde a tecnologia está presente em atividades corriqueiras e assuntos como automatização e digitalização são comuns.
Entretanto, muitas empresas ainda não se desprenderam dos documentos físicos, o que enche as mesas de uma papelada difícil de ser consultada. Eliminar a papelada não é apenas uma questão de meio ambiente, mas também uma ação que ajuda a organizar as informações úteis para apoiar o trabalho.
O setor logístico passa por um momento particular em que suas operações estão cada vez mais automatizadas. Por isso, a abordagem paperless é muito importante, embora exija a adaptação de todos os membros das equipes.
O hábito de acumular pilhas e mais pilhas de papéis sobre a mesa precisa ser mudado, pois as empresas e seus colaboradores devem entender o quanto é importante diminuir o uso desse material.
Contudo, antes de mais nada, a empresa deve digitalizar todos os documentos para evitar que haja perda de informações. Além disso, o paperless provoca a necessidade de investir em outras tecnologias para a organização se manter competitiva no mercado e atualizada.
O viés sustentável do paperless é mais que uma forma de manter uma boa imagem perante os clientes. O conceito traz diversos benefícios que provocam transformações profundas nas operações logísticas. Continue a leitura deste artigo e descubra mais sobre o paperless na logística 4.0.
A tradução literal do termo paperless é “sem papel”, o que reflete precisamente o que esse conceito é de fato e sua proposta: eliminar o uso do papel nas operações de uma organização. Ele influencia a forma como os documentos são administrados e traz inúmeros benefícios para o cotidiano do escritório.
Quem trabalha com logística precisa lidar com diversos documentos, como avisos de entrega, CTEs, notas fiscais, faturas de frete, ordens de compra e entre outros. Mesmo que sejam tão importantes para que o negócio funcione corretamente, algumas vezes são apenas amontoados de papel sobre as mesas ou então ocupam muito espaço no arquivo físico.
Entretanto, devido a existência da burocracia governamental alguns documentos ainda precisam ser impressos, porém, isso é algo que não interfere no emprego do paperless.
Como muitas operadoras logísticas já investem em computadores móveis e tablets para reduzir o uso de impressos, a digitalização é um processo que já existe e cria o cenário perfeito.
Assim, estes equipamentos são utilizados nas etapas de coleta e conferência dos pedidos, por exemplo. A movimentação é realizada com a abordagem paperless, o que incentiva o uso de assinaturas digitais em documentos importantes e nos contratos.
As tecnologias que podem ser usadas nesse processo para auxiliar são os softwares de gestão, sistemas de rastreamento por código de barras e aplicativos para entregas. O acesso à informação é mais fácil e rápido, além da possibilidade de estabelecer prazos cada vez mais curtos.
Com documentos e contratos digitalizados, as consultas online também podem ser feitas, o que viabiliza a busca por mais de uma pessoa no momento. No entanto, essas mudanças exigem que as equipes estejam capacitadas para usar as tecnologias, estando dispostas a mudar seus hábitos que estão ligados às tarefas manuais e se libertarem do uso do papel.
Por isso, as pessoas podem ter aversão ao uso de inovações, pois estão acostumadas a trabalhar de determinada maneira. Mudanças nem sempre são aceitas facilmente, mas cabe a gestão oferecer treinamento e apresentar os pontos positivos do paperless.
A ideia é que todos entendam o quanto o trabalho se tornará mais fácil e produtivo com essa transformação.
Empregar o paperless exige tempo e a readequação de comportamentos para desenvolver o negócio internamente e conquistar espaço no mercado competitivo. Para você entender melhor, selecionamos os benefícios mais importantes do paperless.
A efetividade do processo é obtida pela automatização da coleta de dados, o que reduz o risco de erros e de qualquer retrabalho que seja necessário para correções. Com isso, a qualidade do controle é elevada e há mais detalhes sobre os registros de qualquer ação realizada na operação logística.
Os documentos da empresa, quando estão digitalizados, reduzem o uso do papel e de cartuchos de impressão drasticamente. Faça as contas para comprovar isso: quantas folhas são gastas mensalmente? Quantas vezes as impressoras são utilizadas?
Todo o gasto com impressões será eliminado, o que repercutirá nas finanças e na economia de recursos.
Com o paperless, os documentos físicos são protegidos de acidentes que possam comprometer sua integridade. Assim, na gestão virtual é possível usar criptografia e senha para controlar sua visualização e, até mesmo, a edição.
Quando você precisa achar uma nota fiscal emitida em um determinado ano, a procura em arquivos físicos podem consumir horas. Por isso, quando você tem a versão digitalizada pode encontrar as informações e documentos que precisa rapidamente.
Como já mencionamos no item 2, ao longo da cadeia de suprimentos há uma queda significativa nos gastos relacionados às operações. Além disso, o uso do espaço físico reservado ao armazenamento de documentações pode ser melhor aproveitado. Dependendo do porte, a empresa pode tirar melhor proveito do espaço que ficará disponível.
Como os dados ficam disponíveis online, a Inteligência Artificial pode utilizar algoritmos avançados que usam as informações para criar métricas de desempenho. Assim, as operações são otimizadas e podem criar estratégias assertivas e eficientes.
Se a empresa mudar algo em seus processos que tenha algum caráter sustentável, aos poucos criará uma cultura sustentável. Com o engajamento dos colaboradores, o paperless será implementado com sucesso.
A organização é transformada com esse novo conceito e passa a ser eco-friendly, eficiente e valorosa para seus clientes. Visto que, a imagem de uma organização que se preocupa com o meio ambiente é importante nos tempos atuais.
Ter uma postura sustentável é uma vantagem competitiva, mas um planejamento completo deve ser feito para que as ações sejam duradouras, robustas e sinceras.
A etapa de transporte exige um comprovante de entrega com a assinatura do cliente e a data em que o pedido foi recebido. O documento tem valor jurídico e comercial e isso comprova que a entrega foi completada.
A transportadora é responsável por coletar a assinatura do destinatário da mercadoria. De fato, o comprovante pode ser requerido em auditorias e processos jurídicos. Assim, um canhoto digital deve ter algumas informações fundamentais para ser válido:
As entregas feitas pela Vuxx geram comprovantes de entrega com fotos e assinaturas digitais. Além disso, a localização e o status são informados durante o transporte.
Ter controle sobre os pedidos é importante no planejamento e fazem a diferença no momento de desenvolver estratégias para o desenvolvimento tecnológico da operação.
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